circle
logo menu
circle
ciclecicle

Оценка Ключевых Показателей Эффективности (KPI)

Важной частью оценки производственных процессов является использование метрик, основанных на поставленных бизнес-целях. Оценка эффективности работы компании необходима для того, чтобы удостовериться в своевременном успешном достижении поставленных задач. Но что же делать, если бизнес не достигает ожидаемых результатов?

Тщательное планирование и правильный выбор ключевых показателей эффективности в совокупности с желанием внедрить данные индикаторы поможет оптимизировать бизнес-процессы. К сожалению, важность KPI часто бывает недооценена. Многие руководители не осознают преимуществ внедрения KPI, и сегодня мы попытаемся разобраться, чем же полезны ключевые показатели эффективности и их корректное использование.

image

Важность KPI в бизнесе

Как руководитель, Вы, конечно же, хотите знать, какие процессы отлажены хорошо, а какие из них не оправдывают ваших ожиданий. KPI являются своеобразным зеркалом, отражающим как сильные, так и слабые стороны бизнеса. Анализ KPI помогает быстро уловить малейшие изменения и тенденции в рабочем процессе, что помогает принять важные решения, касающиеся роста и развития бизнеса.

При успешном внедрении и использовании, KPI помогают понять суть проблемы и принять взвешенные и информативные решения, которые могут значительно повлиять на ход бизнес процессов. Дело в том, что KPI являются отличной формой коммуникации, предоставляющей четкую, актуальную информацию, крайне полезную в ходе принятия решений.

В дополнение к вышесказанному, KPI предоставляют полезную информацию для оценки продуктивности. Обладая этими сведениями, Вы сможете узнать, достигаются ли поставленные цели и задачи, и что необходимо предпринять для повышения производительности.

Выбор KPI для Вашего бизнеса

Как же выбрать подходящие KPI для Вашего бизнеса? Самое главное – остановить выбор на показателях, которыми Вы можете управлять. Идеальные KPI имеют прямое отношение к бизнесу, отвечают поставленным целям и задачам, и находятся под Вашим контролем.

Для понимания того, насколько важно выбирать управляемые KPI, рассмотрим пример ценообразования для упаковочных материалов. Несмотря на то, что данные материалы важны для Вашего бизнеса, установка цен на упаковку выходит за рамки Ваших полномочий. Вы никак не можете повлиять на данный показатель, однако Вы можете контролировать реакцию своих бизнес процессов на ежедневное изменение цен – и эта реакция может выступать в роли KPI.

Внедрение KPI может помочь не только в оценке эффективности отрасли или в законодательных целях: грамотное применение ключевых показателей эффективности для Вашего бизнеса может помочь собрать огромное количество важной информации, включая рентабельность инвестиций, прибыль, жалобы клиентов, трафик веб-сайта, общее количество продаж, конверсии, стоимость, встречи и т.д.

Процесс определения KPI для Вашего бизнеса

На этом этапе нужно быть осторожными! Часто компании совершают ошибку, определяя слишком много ключевых показателей эффективности или, указывая чрезмерное количество деталей, не относящихся к KPI, при их ведении или составлении отчетов. Для оптимизации бизнеса, достаточно научиться двум главным способам использования KPI. Давайте разберемся, что они из себя представляют.

Первый способ – это использование KPI для выявления препятствий и возможностей для бизнеса. Второй продуктивный способ использования KPI – это помощь отделам и Вашим сотрудникам сосредоточиться на достижении поставленных бизнес-целей. Оба способа тесно связаны с процессом определения KPI – давайте теперь рассмотрим этот процесс более детально.

1. Выявление достижений Вашего бизнеса: Здесь и начинаются KPI. В зависимости от Вашей сферы деятельности, определение KPI должно начинаться с выявления наиболее успешных аспектов бизнеса. Начиная с сильных сторон, Вы сможете направить энергию на установку рациональных, достижимых показателей.

2. Обсуждение критериев: Следующим шагом в определении KPI является вовлечение заинтересованных лиц в дискуссию, включая менеджмент, рядовых сотрудников и клиентов. Разнообразие точек зрения поможет определить причины успеха в отдельных областях Вашего бизнеса, а также выявить потенциал для улучшения показателей и создания плана действий. Негативные стороны также будут выявлены в результате дискуссии. План действий должен отвечать на следующие вопросы:

  • На каком уровне бизнес находится в данный момент?
  • Где участники дискуссии хотели бы видеть бизнес сейчас – и в будущем?
  • Что необходимо предпринять, чтобы достичь поставленных целей?

3. Определите конкретные метрики: После того, как ответы на данные вопросы сформулированы, Вам не должно составить труда определить сферы ответственности и критерии эффективности – в частности, список KPI и тех, кто за них отвечает. Следующим шагом должно стать выявление оптимальных способов оценки этих показателей.

К примеру, если Ваш фокус сосредоточен на привлечении клиентов и увеличении объема онлайн-продаж, Ваши метрики могут отражать:

  • Количество новых клиентов
  • Количество постоянных клиентов
  • Оценку прибыльности клиентов

Необходимо убедиться, что установленные KPI отвечают критериям SMART. SMART цели являются:

  • Specific – конкретными;
  • Measurable – измеримыми;
  • Attainable – достижимыми;
  • Relevant – реальными;
  • Time-bound – ограниченными временем.

Управление KPI

Итак, KPI четко определены – что дальше? Необходимо собрать, отсортировать и проанализировать информацию. Существует как минимум 3 популярных и эффективных способа управления информацией:

Таблицы Excel: Используйте с осторожностью: такие таблицы подвержены определенным проблемам и не слишком хорошо подходят для сопоставления данных KPI. Электронные таблицы совсем не годятся для отслеживания KPI в многопользовательских сценариях, но могут быть полезны для индивидуального KPI контроля. Не используйте электронные таблицы в качестве единого средства хранения информации, отслеживания трендов и обобщения информации – это приведет к большому количеству ошибок.

Небольшие базы данных, такие как ‘Access': Access намного лучше электронных таблиц. Access позволяет объединить информацию из нескольких источников. Вдобавок, информация хранится в одном месте и может быть использована для составления срочных отчетов. Однако, есть здесь и минусы, такие как сложности управления пользователями и безопасность доступа.

Специализированное KPI ПО: Мы рекомендуем именно данный подход. Специализированные программы для контроля KPI позволяют управлять информацией наиболее эффективно. К примеру, они предоставляют всем пользователям онлайн-доступ к информации. Такие системы обладают высокой степенью гибкости, и отчеты генерируются в реальном времени. Дополнительные преимущества включают надежность, легкость использования и отсутствие установки, автоматические напоминания и пользовательскую панель мониторинга или Инфопанель.

Измерение KPI

В соответствии с вышесказанным, очень важно сконцентрировать усилия на KPI, относящиеся к наиболее успешным и прибыльным секторам. Основным преимуществом такого подхода является то, что Ваш бизнес достигнет желаемого уровня роста в кратчайшие сроки.

KPI предоставляют прозрачный механизм отслеживания эффективности бизнеса в соответствии с поставленными целями, а также помогают определить области, в которых всё не слишком радужно и требующих особого внимания.

При принятии критических решений, относящихся к росту бизнеса, ключевые показатели эффективности помогут сделать оптимальный выбор. Таким образом, роль KPI в развитии бизнеса сложно переоценить, ведь они помогают избежать дорогостоящих ошибок.

  • Зачем нужно измерять производительность?

    Этот вопрос крайне важен. Часто случается, что производительность не соответствует известной бизнес поговорке – “что измерено, что и сделано”. Так зачем же тогда оценивать производительность? Давайте разбираться.

        - Вовлечение сотрудников в производственный процесс

    Очень часто, измерение производительности помогает сосредоточить внимание сотрудников на задаче. Когда время поджимает, сотрудники более мотивированы достигать целей или выполнять определенные задачи, поскольку они знают, что их работа будет оценена.

        - Принятие правильных решений для бизнеса

    Измерение производительности помогает собрать критические сведения тогда, когда это необходимо. Эти сведения помогают как руководству, так и менеджерам принять правильные бизнес-решения в сжатые сроки.

        - Соответствие стандартам

    В большинстве стран работа компаний регулируется на государственном уровне, и происходят проверки на соответствие определенным стандартам. Оценка производительности помогает без труда собрать необходимую информацию и составить отчеты в соответствии с жёсткими требованиями и стандартами.

  • Все ли можно измерить в бизнесе?

    Для каждого бизнеса существуют свои метрики, так что предела здесь нет. К примеру, каждый бизнес использует определенные показатели для бизнес-транзакций, включая количество проданных товаров или метрики управления, указывающие на недостаточную производительность сотрудников.

    Как только необходимая информация собрана, можно приступать к стадии сравнения, в течение которых результаты сопоставляются между собой. Из полученных результатов станет ясно, на каких KPI стоит сосредоточиться, а какие аспекты бизнеса могут подождать.

  • Как правильно использовать KPI

    KPI позволяют руководству определить, на чем важно сосредоточить внимание в данный момент. Однако корректное сопоставление KPI с бизнес-целями – задача непростая. Неудачи часто возникают вследствие плохого понимания сути KPI. Это может привести к внедрению бесполезных, малоэффективных KPI, которые никак не помогут развитию бизнеса. Хорошие KPI являются конкретными, измеримыми, и соответствуют задачам бизнеса.

  • Корректное измерение KPI

    После определения ключевых KPI, необходимо ответить на следующие вопросы:

    1. Измеримы ли Ваши KPI, и отражают ли они бизнес-цели?
    2. Как интерпретировать отдельные KPI?
    3. Как донести смысл KPI до менеджмента?
    4. Как будут собираться данные и отчетность?

    Эти вопросы очень важны, а наиболее легким способом их анализа является использование программного обеспечения для KPI. Такие приложения помогут сформулировать и распространить KPI внутри компании. Использование специализированного программного обеспечения – это отличный пусть к созданию KPI для групп или отдельных пользователей, которые получат доступ к ним вне зависимости от местонахождения.

    Вдобавок, использование программного обеспечения для полного контроля над KPI поможет проанализировать информацию прямо на месте. Интерфейсы таких программ включают средства визуализации, экономящие массу времени.

Примеры неправильного использования KPI

Как показано выше, создание KPI без четкого понимания структуры и желаемых результатов – это путь к провалу. Так почему же KPI не всегда достигают поставленных целей? Оценка существующих KPI в соответствии с причинами, перечисленными в этом разделе, может помочь найти ответ.

Измерение слишком многих параметров

Измерение слишком большого количества KPI – непосильная задача. И если что-то пойдёт не так, возникнет беспорядок, от которого сложно избавиться. Не хотелось бы застрять на середине пути, не так ли? Самое лучшее, что можно сделать в данной ситуации – следовать умной стратегии, описанной выше! Сосредоточьтесь на главном – и цели будут достигнуты.

Измерение неподконтрольных параметров

KPI должны быть сосредоточены в областях Вашего контроля и успеха. Было бы абсурдно пытаться управлять показателями, которые явно не в Вашей власти! Вместо этого, разработайте KPI вокруг факторов, которые улучшают производительность бизнеса. Ведь сама идея установки KPI заключается в уменьшении влияния параметров, которые Вы не можете изменить!

Фиксация на негативных сторонах

Руководители часто сосредотачивают внимание на так называемых “личных KPI”. Такие показатели эффективности создаются для того, чтобы потешить эго – и уж никак не в интересах клиентов. Необходимо приложить серьезные усилия, чтобы создать KPI в соответствии с нуждами и ожиданиями клиентов.

Игнорирование заинтересованных сторон

Заинтересованные стороны должны принимать участие в разработке KPI – в противном случае, неудач не избежать. Любая бизнес-модель должна безоговорочно включать пользователей и ответственных лиц в разработку KPI. Такой подход обладает тремя важными преимуществами: распределение управления, определение обязанностей и глубокое понимание KPI. Когда пользователи вовлечены в процесс разработки KPI, проще достичь значительного повышения производительности.

Создание новых KPI для каждой проблемы

Понимание сути KPI чрезвычайно важно – показатели эффективности не должны создаваться лишь потому, что руководство из запрашивает, или потому что “так положено”. Безусловно, KPI очень полезны, но не в том случае, когда недостает понимания вопроса. KPI не являются решением каждой проблемы на рабочем месте!

KPI и отчетность

Отчет по KPI – это презентация, предоставляющая обзор показателей производительности в соответствии с бизнес-целями. Создание такого отчета требует тщательного планирования – но почему?

Продуманный план действий, включающий цели и задачи, облегчит процесс создания отчетности, в том числе по KPI. Необходимо определить, как и когда использовать отчет по KPI. К примеру, это могут быть ежемесячные встречи руководства, или ежедневные утренние пятиминутки.

Перед созданием отчета, примите к сведению следующие факторы:

Ваши источники данных: Необходимо иметь очень четкое представление об этом с самого начала. Внутренняя, внешняя, финансовая, или операционная информация - это Ваша потенциальная аудитория.

Определите KPI: Не усложняйте – в докладе должны быть только основные данные. Слишком много KPI усложнит процесс доклада, и недостающие показатели всегда можно добавить позже. После этого, решите, как представить информацию – к примеру, в виде диаграмм или таблиц.

Назначьте ответственное лицо: ответственное лицо может предложить рекомендации относительно ручного или автоматизированного метода отчетности по KPI, либо комбинация этих методов, а также когда включить данные в систему отчетности.

Регулярный мониторинг: Регулярный мониторинг отчетов по KPI - это сложная задача, и ошибки в начале пути практически неизбежны, потому что потребности и цели бизнеса меняются со временем. Регулярный мониторинг KPI поможет Вам максимально эффективно использовать отчетность.

В дополнение к вышесказанному, необходимо составить резюме отчетности по KPI. Оно должно содержать информацию о различных областях Вашего бизнеса. Как только резюме готово, можно приступить к подготовке отчетов в форматах Excel, PDF или Word. Это позволит Вам и Вашим сотрудникам получить четкую картину KPI в разных областях бизнеса. Отчеты по KPI могут составляться на регулярной основе – например, еженедельно или ежемесячно – и отправляться руководству.