circle
logomenu
circle

Навіщо потрібні KPI-трекери

Александр Федоренко
7 хв читання
16.06.2020

Переваги KPI для підвищення продуктивності

На даний момент розроблено і протестовано багато ефективних стратегій управління. Більшість компаній дійшли висновку, що найбільш ефективним підходом є використання релевантних кількісних даних, зібраних на місці роботи. Такий підхід до збору, оцінки і подальшого аналізу даних є центральним у концепції Ключових Показників Ефективності (KPI).

Концепція KPI допомогла багатьом організаціям і керівникам прийняти важливі рішення за допомогою оцінки точних даних і спостережень. Головною метою кожної компанії, що прагне до впровадження концепції KPI, повинно бути прагнення до розробки простих і зрозумілих шляхів включення KPI в роботу. У цьому може допомогти спеціалізоване програмне забезпечення для KPI. При використанні цих програм дуже важливо уникати аналізу надто великої або недостатньої кількості даних. Замість цього необхідно зосередитись на виборі найбільш корисних, релевантних KPI. Власне впровадження KPI починається із вдалого вибору цілей KPI та інструментів для їхньої оцінки.

image

Важливість програмного забезпечення для оцінки KPI

Програмне забезпечення для роботи з KPI призначене для більш ефективного збільшення продуктивності порівняно з ручними методами чи електронними таблицями. Програмне забезпечення допомагає сконцентрувати дані в одному місці для зручності спостереження за KPI і для поширення інформації. Як правило, організації збирають дані, найбільш важливі для подолання перешкод у бізнесі, хоча не завжди вдається знайти шляхи коректного використання цієї інформації для прийняття ключових рішень.

Програми для роботи з KPI грають роль центральної панелі управління, що збирає, регулює, аналізує, поширює і контролює обрані KPI між комп’ютерами і користувачами всередині організації. Ефективне управління даними всередині мережі допомагає отримати максимальну користь з KPI. Спостереження за метриками різних відділів і користувачів допомагає керівництву виявити, слабкі місця або визначити, коли потрібно привести в дію існуючі плани і ресурси, наприклад, проведення тренінгів.

KPI є важливими інструментами корпоративного успіху. Ось лише деякі переваги впровадження програмного забезпечення для управління KPI:


  1. Налагоджена платформа для створення, управління й аналізу KPI.
  2. Можливість користування високо спеціалізованою системою замість традиційних методів (таких, як електронні таблиці), схильних до помилок.
  3. Програмне забезпечення візуалізує дані в доступному виді за допомогою графіків і таблиць.
  4. Потужний інструмент для спостереження за продуктивністю у реальному часі і визначення причини змін.

Чому електронні таблиці програють програмам для роботи з KPI

Раніше Excel був програмою-лідером для створення електронних таблиць, яка допомагає організаціям підвищити виробність праці і рівень продуктивності. Наразі ситуація дещо змінилася.

Електронні таблиці чудово підходять для визначення KPI, прогнозування і планування. Вони дозволяють об’єднати і візуалізувати малі об’єми даних. Тим не менш, обмежений функціонал лімітує можливості використання електронних таблиць і призводить до накопичення помилок. Електронні таблиці схильні до неточностей, які можуть вплинути на бізнес-рішення і успіх компанії. Чи є альтернатива?

Ви заслуговуєте кращих інструментів! Кращим способом оцінки продуктивності бізнесу є використання програмного забезпечення для роботи з KPI. Майбутнє таких програм виглядає багатообіцяюче, оскільки все більше сучасних керівників звертають увагу на на них. Впровадження програмного забезпечення KPI може стати вашим найкращим бізнес-рішенням.

image

Труднощі використання електронних таблиць для KPI

Головною проблемою користування KPI у бізнесі є їх неправильне використання, нерозуміння або несумісне застосування. Керівники нерідко покладаються на електронні таблиці для управління, прогнозування, систематизації та об’єднання KPI, що є невдалим рішенням, особливо у разі наявності помилок. Більшість проблем виникає саме через ці причини.

Помилки в електронних таблицях KPI

Опитування про використання електронних таблиць підтверджують, що дуже мало організацій притримуються чітких правил користування цим інструментом. Не можна забувати про те, що при використанні таблиць людський фактор нерідко породжує помилки. Після успішного визначення KPI і виробничих задач у межах однієї таблиці, користувачам (співробітникам) пропонують продовжити введення даних або додати більше KPI. На цій стадії таблиця буде поширена серед різних користувачів, якісь дані будуть змінені, додадуть більше колонок, або будуть внесені неузгоджені зміни. Найчастіше залучені сторони мають різне бачення, тому якоїсь інформації може не вистачати, ая якісь дані можуть бути розкидані по декільком таблицям. Подібно поширенню епідемії, кожен Василь і Петро в організації вносять зміни до таблиць, наповнюючи їх помилками. Таким чином, складно говорити про контроль безпеки або підтвердження достовірності даних.

Серйозні недоліки електронних таблиць

Головною причиною впровадження KPI є надання користувачам можливості приймати своєчасні, інформовані рішення на основі даних, що оновлюються в реальному часі. Це також є недоліком баз даних KPI, оскільки вони є статичними і потребують інтерпретації. Виробник визначається виключно якістю даних що надаються. Електронні таблиці не є безпечною стабільно платформою для зберігання даних. Безумовно, в окремих випадках таблиці можуть виступати у ролі альтернативи, але ...

Вони не є ні програмним забезпеченням для KPI, ні базами даних. Електронні таблиці KPI повинні знаходитись під контролем їхніх творців.

 

Вибір програмного забезпечення для роботи з KPI

Незалежно від того, чи знаходяться ваші цілі у площині продажів, маркетингу або іншого аспекту бізнесу, вибір оптимальних KPI – задача не завжди проста. Багато підприємців пропонують власні рішення для організації даних, починаючи з інструментів візуалізації і закінчуючи складними системами звітності. Як же обрати оптимальний пакет програмного забезпечення для KPI?

Визначення цілей

Необхідно присвятити достатню кількість часу визначенню оптимальних KPI, їхнього вкладу у роботу організації і факторів, що впливають на роботу бізнесу. Важливо відмітити, що суттєві для вашої компанії фактори можуть не бути такими для інших.

Велике ім'я – великі гроші

Якщо ви тільки починаєте розбиратися у програмному забезпеченні для роботи з KPI, не обов’язково гнатися за відомими додатками з нескінченним функціоналом, оскільки це може дорого Вам обійтися. Оберіть виробника, який пропонує необхідні програми за розумною ціною.

Вивчення обраної програми

Дізнайтесь більше про обраний пакет програмного забезпечення. Багато підприємців пропонують пакети, спеціально налаштовані під управління певними аспектами KPI. Ознайомтесь із відгуками і дізнайтеся про підтримку користувачів.

Все в одному

Обираючи програму, намагайтесь знайти опцію, що включає одразу весь функціонал: введення, аналіз, звітність та інформаційні панелі. Це дозволить заощадити кошти і уникнути труднощів інтеграції різних програм у майбутньому.

Пробна версія програмного забезпечення для роботи з KPI

Якщо Ви вперше маєте справу з програмами для роботи з KPI, процес вибору може бути досить непростим. Скористайтесь безкоштовною пробною версією! Дізнайтесь більше про програми, задійте співробітників і запитайте їхню думку. Не забудьте попросити про продовження пробного періоду, якщо необхідно більше часу для ознайомлення з програмою.

Использование онлайн-версии

Онлайн-версии являются наиболее доступными, в том числе и в материальном плане. Они дают возможность быстро закончить использование программы, которая Вам не подходит.

Хмарні сервіси для відстеження KPI

Хмарні сховища розподіляють дані по багатьом сервісам, що знаходяться в мережі. Це надає великі можливості для бізнесу будь-якого масштабу. Хмарні сховища надають доступ до величезних баз даних без необхідності витрат на додаткових співробітників і обладнання. Хмарні сховища для KPI надаються на основі програмного забезпечення SaaS, що потребує лише доступ до інтернету для повноцінної роботи, на відміну від традиційних додатків, яким потрібні офісний простір, оновлення і технічна підтримка.

Переваги хмарних KPI-трекерів

  • Гнучкість і можливість калібрування. Програмне забезпечення росте і розвивається разом з бізнесом.
  • Доступність програмного пакету без великих витрат на IT. Вартість ліцензії на користування хмарними KPI-трекерами включає IT-інфраструктуру і вартість спеціалізованої підтримки.
  • Технічна підтримка і екстрене відновлення інформації. Підтримка і екстрене відновлення інформації включені у вартість сервісу.
  • Вбудована служба підтримки. Хмарні KPI-трекери не потребують додаткових співробітників технічної підтримки.
  • Відсутність витрат на подальший розвиток. Оплата ліцензії забезпечує постійний розвиток, оновлення і навчання.
  • Знижена вартість підтримки. Сервер підтримується постачальником послуг, що економить кошти.
  • Нульові матеріальні/часові витрати на встановлення. Хмарні KPI-трекери доступні онлайн, що виключає необхідність витрачати час або кошти на встановлення.
  • Моментальна відмова від послуг. Якщо вам більше не потрібні послуги хмарного сховища, відмовитись можна у будь-який момент без штрафів, втрат інвестицій або інших труднощів пов’язаних з розірванням контракту.
До всіх статей
Сподобалася стаття? Поділіться

Більше статей
Топ 10 KPI для управління фінансами

Топ 10 KPI для управління фінансами

Александр Федоренко

Вер 16, 2020

Що таке дашборд: приклади і способи застосування

Що таке дашборд: приклади і способи застосування

Александр Федоренко

Черв 15, 2020

Як використовувати KPI

Як використовувати KPI

Александр Федоренко

Черв 14, 2020