Cупер знижка!
-50%
на всі тарифи
Подивитися тарифи
circle
logomenu
circle

Як використовувати KPI

7 хв читання
14.06.2020

Оцінка Ключових Показників Ефективності (KPI)

Важливою частиною оцінки виробничих процесів є використання метрик, заснованих на поставлених бізнес-цілях. Оцінка ефективності роботи компанії необхідна для того, щоб переконатися в своєчасному успішному досягненні поставлених задач. Але що ж робити, якщо бізнес не досягає очікуваних результатів?

Ретельне планування і правильний вибір ключових показників ефективності в сукупності з бажанням впровадити ці індикатори допоможе оптимізувати бізнес-процеси. На жаль, важливість KPI часто буває недооцінена. Багато керівників не усвідомлюють переваг впровадження KPI, і сьогодні ми спробуємо розібратися, чим же корисні ключові показники ефективності та їх коректне використання.

image

Важливість KPI у бізнесі

Як керівника, Ви, звичайно, хочете знати, які процеси налагоджені добре, а які з них не виправдовують ваших очікувань. KPI є своєрідним дзеркалом, що відображає як сильні, так і слабкі сторони бізнесу. Аналіз KPI допомагає швидко вловити найменші зміни і тенденції в робочому процесі, що допомагає прийняти важливі рішення, що стосуються росту і розвитку бізнесу.

При успішному впровадженні та використанні, KPI допомагають зрозуміти суть проблеми і прийняти виважені обґрунтовані рішення, які можуть значно вплинути на хід бізнес процесів. Справа в тому, що KPI є чудовою формою комунікації, що надає чітку актуальну інформацію, вкрай корисну під час прийняття рішень.

На додаток до вищесказаного, KPI надають корисну інформацію для оцінки продуктивності. Володіючи цими відомостями, Ви зможете дізнатися, чи досягають поставлених цілей і задач та що необхідно зробити для підвищення продуктивності.

Вибір KPI для вашого бізнесу

Як же обрати найбільш підхожі KPI для вашого бізнесу? Найголовніше – зупинити вибір на показниках, якими Ви можете управляти. Ідеальні KPI мають пряме відношення до бізнесу, відповідають поставленим цілям і задачам і знаходяться під вашим контролем.

Для розуміння того, наскільки важливо обрати KPI, якими можна керувати, розглянемо приклад ціноутворення для пакувальних матеріалів. Незважаючи на те, що ці матеріали важливі для вашого бізнесу, встановлення цін на упаковку виходить за межі ваших повноважень. Ви ніяк не можете вплинути на цей показник, проте Ви можете контролювати реакцію своїх бізнес-процесів на щоденну зміну цін, і ця реакція може виступати в ролі KPI.

Впровадження KPI може допомогти не тільки в оцінці ефективності галузі або в законодавчих цілях - грамотне застосування ключових показників ефективності для вашого бізнесу може допомогти зібрати величезну кількість важливої інформації, включно з рентабельністю, інвестиціями, прибутком, скаргами клієнтів, трафіком веб-сайту, загальною кількістю продажів, конверсією, вартістю, зустрічі тощо.

Процес визначення KPI для вашого бізнесу

На цьому етапі слід бути обачними! Часто компанії роблять помилку, визначаючи надто багато ключових показників ефективності або вказуючи надмірну кількість деталей, що не стосуються KPI, в процесі їх ведення або складання звітів. Для оптимізації бізнесу достатньо навчитися двом головним способам використання KPI. Давайте розберемося, що вони з себе представляють.

Перший спосіб – це використання KPI для виявлення перешкод і можливостей для бізнесу. Другий продуктивний спосіб використання KPI – це допомога відділам і вашим співробітникам зосередитись на досягненні поставлених бізнес-цілей. Обидва способи тісно пов’язані з процесом визначення KPI. Тепер давайте розглянемо цей процес більш детально.

1. Виявлення досягнень вашого бізнесу: тут і починаються KPI. Залежно від вашої сфери діяльності, визначення KPI повинно починатися з виявлення найбільш успішних аспектів бізнесу. Почавши з сильних сторін, Ви зможете спрямувати енергію на встановлення раціональних і досяжних показників.

2. Обговорення критеріїв: наступним кроком у визначенні KPI є залучення зацікавлених осіб, включно з менеджментом, рядових співробітників і клієнтів, до дискусії. Різноманіття точок зору допоможе визначити причини успіху в окремих сферах вашого бізнесу, а також виявити потенціал для покращення показників і створення плану дій. Негативні сторони також будуть виявлені в результаті дискусії. План дій повинен відповідати на наступні питання:

  • На якому рівні бізнес знаходиться на даний момент?
  • Де учасники дискусії хотіли б бачити бізнес зараз і в майбутньому?
  • Що необхідно зробити, щоб досягнути поставлених цілей?

3. Визначте конкретні метрики: після того, як відповіді на ці питання сформульовані, Вам не складно буде визначити сфери відповідальності та критерії ефективності: зокрема, список KPI і тих, хто за них відповідає. Наступним кроком повинне стати виявлення оптимальних способів оцінки цих показників.

Наприклад, якщо ваш фокус зосереджений на залучення клієнтів і збільшенні об’єму онлайн-продажів, ваші метрики можуть відображати:

  • Кількість нових клієнтів
  • Кількість постійних клієнтів
  • Оцінку прибутковості клієнтів

Необхідно пересвідчитись у тому, що встановлені KPI відповідають критеріям SMART. SMART цілі є:

  • Specific – конкретними;
  • Measurable – вимірними;
  • Attainable – досяжними;
  • Relevant – реальними;
  • Time-bound – обмеженими в часі.

Управління KPI

Отже, KPI чітко визначені, що далі? Необхідно зібрати, відсортувати та проаналізувати інформацію. Існує як мінімум 3 популярних і ефективних способи управління інформацією:

Таблиці Excel: икористуйтесь ними обачно, оскільки такі таблиці схильні до певних проблем і не дуже добре підходять для зіставлення даних KPI. Електронні таблиці зовсім не придатні для відстеження KPI в багатокористувацьких сценаріях, але можуть бути корисні для індивідуального KPI контролю. Не використовуйте електронні таблиці в якості єдиного засобу зберігання інформації, відстеження трендів і узагальнення інформації, оскільки це призведе до великої кількості помилок.

Невеликі бази даних, такі як ‘Access': Access набагато краще електронних таблиць. Access дозволяє об'єднати інформацію з декількох джерел. До того ж, інформація зберігається в одному місці і може бути використана для складання термінових звітів. Однак і ця база даних має мінуси, такі як складність управління користувачами і безпека доступу.

Спеціалізоване KPI ПЗ: ми рекомендуємо саме таке ПЗ. Спеціалізовані програми для контролю KPI дозволяють управляти інформацією найбільш ефективно. До прикладу, вони надають всім користувачам онлайн-доступ до інформації. Такі системи мають високий ступінь гнучкості, і звіти генеруються в реальному часі. Додаткові переваги включають надійність, легкість використання і відсутність необхідності встановлення, автоматичні нагадування і користувацьку панель моніторингу або Інфопанель.

Вимірювання KPI

Відповідно до вищесказаного дуже важливо сконцентрувати зусилля на KPI, що відносяться до найбільш успішних і прибуткових секторів. Основною перевагою такого підходу є те, що Ваш бізнес досягне бажаного рівня зростання у найкоротші терміни.

KPI надають прозорий механізм відстеження ефективності бізнесу згідно з поставленими цілями, а також допомагають визначити малопродуктивні сфери, що потребують особливої уваги.

При прийнятті критичних рішень, що стосуються зростання бізнесу, ключові показники ефективності допоможуть зробити оптимальний вибір. Таким чином, роль KPI у розвитку бізнесу складно переоцінити, адже вони допомагають уникнути дорогих помилок.

  • Навіщо потрібно вимірювати продуктивність?

    Це питання вкрай важливе. Частіше за все продуктивність не відповідає відомій бізнес-приказці “що виміряно, те і зроблено”. Так навіщо тоді ж її оцінювати? Давайте розбиратись.

        - Залучення співробітників до виробничого процесу

    Дуже часто вимірювання продуктивності допомагає зосередити увагу співробітників на задачі. Коли треба вкластися в час, співробітники більш мотивовані досягати цілей або виконувати певні задачі, оскільки вони знають, що їхня робота буде оцінена.

        - Прийняття правильних рішень для бізнесу

    Вимірювання продуктивності допомагає зібрати критичні відомості, коли це необхідно. Ці відомості допомагають як керівництву, так і менеджерам прийняти правильні бізнес-рішення у стислі терміни.

        - Відповідність стандартам

    У більшості країн робота компаній регулюється на державному рівні, і відбуваються перевірки на відповідність певним стандартам. Оцінка продуктивності допомагає легко зібрати необхідну інформацію і скласти звіти згідно з жорсткими вимогами і стандартами.

  • Чи все можна виміряти в бізнесі?

    Для кожного бізнесу існують свої метрики, яким немає меж. Наприклад, кожен бізнес використовує певні показники для бізнес-транзакцій, включно з кількістю проданих товарів або метрики управління, що вказують на недостатню продуктивність співробітників.

    Як тільки необхідна інформація зібрана, можна приступати до стадії порівняння, протягом якої результати зіставляються між собою. З отриманих результатів стане зрозуміло, на яких KPI варто зосередитись, а які аспекти бізнесу можуть почекати.

  • Як правильно використовувати KPI

    KPI дозволяють керівництву визначити, на чому важливо зосередити увагу на даний момент. Однак коректне зіставлення KPI з бізнес-цілями – задача непроста. Невдачі часто стаються внаслідок поганого розуміння суті KPI. Це може призвести до впровадження малоефективних KPI, які ніяк не допоможуть розвитку бізнесу. Хороші KPI є конкретними, вимірними і відповідають задачам бізнесу.

  • Коректне вимірювання KPI

    Після визначення ключових KPI необхідно відповісти на наступні питання:

    1. Чи вимірні ваші KPI і чи відображають вони бізнес-цілі?
    2. Як інтерпретувати окремі KPI?
    3. Як донести сенс KPI до менеджменту?
    4. Як будуть збиратися дані і звітність?

Ці питання дуже важливі, а найбільш легким способом їхнього аналізу є використання програмного забезпечення для KPI. Такі додатки допоможуть сформулювати і поширити KPI всередині компанії. Використання спеціалізованого програмного забезпечення – це чудовий шлях до створення KPI для груп або окремих користувачів, які отримають доступ до них незалежно від місцезнаходження.

До того ж, використання програмного забезпечення для повного контролю над KPI допоможе проаналізувати інформацію прямо на місці. Інтерфейси таких програм включають засоби візуалізації, що заощаджують багато часу.

Приклади неправильного використання KPI

Як показано вище, створення KPI без чіткого розуміння структури і бажаних результатів – це шлях до провалу. Так чому ж KPI не завжди досягають поставлених цілей? Оцінка існуючих KPI відповідно до причин, перерахованих в цьому розділі, може допомогти знайти відповідь.

Вимірювання занадто багатьох параметрів

Вимірювання занадто великої кількості KPI – непосильна задача. І якщо щось піде не так, виникне безлад, якого буде складно позбутися. Не хотілося б застрягти на середині шляху, чи не так? Найкраще, що можна зробити в цій ситуації – слідувати розумною стратегією, описаною вище! Зосередьтеся на головному, і цілі будуть досягнуті.

Вимірювання непідконтрольних параметрів

KPI повинні бути зосереджені в сферах вашого контролю й успіху. Було б абсурдно намагатися управляти показниками, які явно поза вашим впливом! Замість цього розробіть KPI навколо чинників, які покращують продуктивність бізнесу. Адже сама ідея встановлення KPI полягає в зменшенні впливу параметрів, які Ви не можете змінити!

Фіксація на негативних сторонах

Керівники часто зосереджують увагу на так званих “особистих KPI”. Такі показники ефективності створюються для того, щоб потішити его, і аж ніяк не в інтересах клієнтів. Необхідно докласти серйозних зусиль, щоб створити KPI відповідно до потреб і очікувань клієнтів.

Ігнорування зацікавлених сторін

Зацікавлені сторони повинні брати участь в розробці KPI. В іншому випадку невдач не уникнути. Будь-яка бізнес-модель повинна беззастережно включати користувачів і відповідальних осіб в розробку KPI. Такий підхід має три важливі переваги: розподіл управління, визначення обов'язків і глибоке розуміння KPI. Коли користувачі залучені до процесу розробки KPI, простіше досягти значного підвищення продуктивності.

Створення нових KPI для кожної проблеми

Розуміння суті KPI надзвичайно важливе – показники ефективності не повинні створюватися лише тому, що керівництво робить на них запит, або тому що “так заведено”. Безумовно, KPI дуже корисні, але не в тому випадку, коли бракує розуміння питання. KPI не є рішенням кожної проблеми на робочому місці!

KPI і звітність

Звіт по KPI – це презентація, що надає огляд показників продуктивності відповідно до бізнес-цілей. Створення такого звіту вимагає ретельного планування, але чому?

Продуманий план дій, що включає цілі і задачі, полегшить процес створення звітності, в тому числі по KPI. Необхідно визначити, як і коли використовувати звіт по KPI. Наприклад, це можуть бути щомісячні зустрічі керівництва або щоденні ранкові п’ятихвилинки.

Перед створенням звіту прийміть до відома наступні фактори:

Ваші джерела даних: необхідно мати дуже чітке уявлення про це від самого початку. Внутрішня, зовнішня, фінансова або операційна інформація - це ваші потенційні джерела.

Визначте KPI: не ускладнюйте! У доповіді повинні бути тільки основні дані. Занадто багато KPI ускладнить процес доповіді, а відсутні показники завжди можна додати пізніше. Після цього вирішіть, як представити інформацію, наприклад, у вигляді діаграм або таблиць.

Призначте відповідальну особу: відповідальна особа може запропонувати рекомендації щодо ручного або автоматизованого методу звітності по KPI або комбінацію цих методів, а також момент включення даних до системи звітності.

Регулярний моніторинг: регулярний моніторинг звітів по KPI - це складна задача, і помилки на початку шляху практично неминучі, тому що потреби і цілі бізнесу змінюються з часом. Регулярний моніторинг KPI допоможе Вам максимально ефективно використовувати звітність.

На додаток до вищесказаного, необхідно скласти резюме звітності по KPI. Воно повинне містити інформацію про різні сфери вашого бізнесу. Як тільки резюме готове, можна приступити до підготовки звітів в форматах Excel, PDF або Word. Це дозволить Вам і вашим співробітникам отримати чітку картину KPI в різних областях бізнесу. Звіти по KPI можуть складатися на регулярній основі, наприклад, щотижня або щомісяця, і відправлятися керівництву.

Оцініть статтю:
( 0 з 5 на основi 0 оцінок)
До всіх статей
Сподобалася стаття? Поділіться
Коментарі (0)

Більше статей
Ваша думка неймовірно важлива для нас!

Ваша думка неймовірно важлива для нас!

Александр Федоренко

Черв 12, 2020

Топ-7 найважливіших KPI-показників при організації вантажоперевезень

Топ-7 найважливіших KPI-показників при організації вантажоперевезень

Александр Федоренко

Вер 6, 2020

Топ-7 дійсно важливих KPI для виробництва

Топ-7 дійсно важливих KPI для виробництва

Александр Федоренко

Вер 12, 2020