Что такое система KPI, как ее использовать в процессах бизнеса

KPI – это числовой индикатор деятельности объединения (отдела, филиала) или одного работника, позволяющий компании оценивать эффективность участия сотрудника/команды в работе всей фирмы для достижения стратегических целей. Проще говоря, KPI – это коэффициент реальных результатов, отображаемый в цифрах.

С английского языка Key Performance Indicator дословно нужно переводить как «ключевой показатель эффективности». Перевод не совсем корректный, так как эффективность в чистом виде показывает пропорцию вложенных ресурсов и результата. В свою очередь KPI позволяет измерять разные показатели. Поэтому правильнее будет этот числовой коэффициент определять как «Ключевой показатель деятельности».

Автоматизированные системы KPI бизнес процессов реализуются в виде программного решения. Их можно применять в любых отраслях на любом из этапов развития предприятия. Программа автоматизирует управление деятельностью и работниками, так как включает такие элементы как:

• постановка целей;
• распределение задач;
• оценка соответствия протоколу выполнения;
• расчет заработной платы или вознаграждения.

Система показателей KPI помогает управленцу или собственнику контролировать работу персонала, оценивать эффективность каждого работника и выплачивать заработную плату не в рамках фиксированного оклада, а по реальному результату.

Важно, что для использования программного решения вовсе не обязательно устанавливать ПО на компьютеры компании, поэтому исключается риск конфликтов, несовместимости «железа». Достаточно подключить компьютер к интернету. Мониторинг ведется в режиме реального времени через удаленный сервер посредством браузера. Также возможно использование программного решения через мобильное приложение.

Сравнение KPI и BSC

Часто малосведущие пользователи сравнивают KPI со сбалансированной системой показателей Balanced Scorecard. Но это не так. Коэффициент KPI косвенно связан с BSC. Но лишь косвенно. В Balanced Scorecard отображаются цели. А ключевые параметры KPI отображают в цифровом виде данные о достижении целей.

Интересный факт: На практике KPI – что это? Отзывы об использовании автоматизированной системы KPI (кипиай) подтверждают, что, используя этот инструмент, руководитель документально, а не интуитивно определяет, какая роль конкретного сотрудника, подразделения в достижении стратегической цели. ТОП-менеджмент и руководители отделов, которые получают в руки такой инструмент, по-настоящему управляют персоналом, а не выполняют за них всю работу. А рядовые сотрудники на предприятиях со сдельной оплатой труда в любой момент времени видят, сколько уже заработали, сколько нужно сделать, чтобы выполнить план и выйти на максимально возможный уровень вознаграждения. Появляется прозрачная система материального поощрения. Не встают вопросы, какой сотрудник должен быть премирован, так как зарплата рассчитывается по результату. Деятельность коллектива переориентируется с выполнения процессов на достижение результата.

Какие показатели могут отображаться при помощи KPI?

Что такое KPI понятно. А какие бывают показатели? Это коэффициенты:

• результата: объемы продукции, оказанных услуг, проданного товара;
• вложений: объемы ресурсов, потраченных конкретным сотрудником или отделом;
• функционирования: этот индикатор помогает определить соответствие процесса стандарту, протоколу;
• Вы можете отслеживать пропорциональность результата и времени, которое ушло на его получение;
• отслеживайте пропорцию результата к потраченным ресурсам.

При настройке программного решения для конкретного бизнеса важно соблюдать условия:

• Набор индикаторов содержит только важные показатели.
• Все параметры могут быть измерены в цифрах.

KPI на практике

Чтобы Вы поняли, как рассчитать KPI, рассмотрим на примере расчет числовых показателей склада интернет магазина. В этом случае важно идентифицировать основные показатели, по которым будет осуществляться контроль.

Результат «Движения склада интернет магазина»

Идентифицируются товары, которые нужно поставлять согласно плану поставок. В программу будут вводиться данные о сотрудниках склада, условиях их работы. Также учитываются рекомендации по складскому движению, правила обработки заявок, планы отгрузки заказов через транспортную компанию. Когда известна цель, к которой компания стремится, можно оценивать ее в цифровом виде при помощи формул или иных способов. Для наглядности демонстрируем возможные ключевые показатели деятельности:

• Число заявок на отгрузку оплаченного товара – KPI-1.
• Процент заказов, отгруженных вовремя – KPI-2. Коэффициент равен KPI-1/Z*100%. В этой формуле Z будет означать общее число заявок на отправку товаров.
• Процент товаров соответствующего качества, отправленного покупателям – KPI-3. Показатель рассчитывается А/В*100%. В расшифровке формулы «А» означает число товаров, отправленных покупателям вовремя. А «В» означает общий объем заказов, отработанных складом.

Также можно сформировать показатель затрат:

• KPI-4 – транспортные расходы на отправку заказов.

Программное решение позволяет формировать показатель сопутствующих трат:

• KPI-5 – расходы на оплату работы персонала, затраты на упаковочную линию.

Если Вас интересует соблюдение стандартов работы, можно настроить программу на отображение соответствующего индикатора:

• KPI-6 – число случаев несвоевременной подачи отчетности в финансовый отдел.

Результат: «Работа склада»

Что такое KPI сотрудников? Если для собственника или управленца важно рассчитать эффективность, анализируется результат и затраченное на его достижение время. Возьмем за коэффициент производительности среднее число заявок, которое склад обработал за неделю. Тогда:

• KPI-7 = С/r. В этой формуле «C» означает число заказов за месяц, а «r» определяет число рабочих дней в месяце.

Так могут рассчитываться любые показатели, которые важны для бизнеса. Как пример – оценка эффективности проектов, отделов.

Как использовать числовой показатель деятельности в отделе планирования?

Рассмотрим использование программного обеспечения в отделе планирования и контроля. Так как KPI бизнеса измеряет соотношение результата и затрат, то инструмент можно использовать при планировании и контроле. Показателями планирования на том же складе могут выступать процент выполнения заказов и процент заказов, вовремя отправленных покупателям. Когда отчетный период завершен, измеряются фактические значения. Если разница между планом и фактом серьезно разнится, проводится анализ причин, приведших к разногласиям. Это позволяет составить план корректирующих механизмов.

Преимущества использования автоматизированных решений для системы KPI

Краткосрочная и долгосрочная стратегия компании строится на анализе деятельности и результатов. Когда составление планов выполняется интуитивно, без понимания фактических показателей и в отрыве от фактической деятельности, достижение стратегических целей может не состояться. Планы организации будут меняться, стратегия развития трансформироваться произвольно.

Если используется система KPI проекта, избежать таких последствий несложно, так как используемые показатели не придуманы. Они отображают реальные процессы, которые определяют всю деятельность компании.

Немаловажно, что анализ KPI показателей становится эффективным элементом мотивации персонала. Обусловлено это тем, что регистрируются плановые и фактические значения деятельности сотрудников. Анализ данных позволяет руководителю понять, за что поощрить работника, как его мотивировать. А персонал, в свою очередь, понимает, какую оплату труда получит, как выстроить деятельность, чтобы выполнить план, за что ожидать уменьшение размера вознаграждения.

К примеру:

• руководитель склада может быть материально поощрен за выполнение KPI показателей (отгрузка заказов покупателям) и при оптимальном соотношении результата к затраченному времени;
• он же может быть лишен премии при невыполнении складом показателей деятельности – при срывах сроков отгрузки.

То есть KPI сотрудника позволяет компании определять достижение им нужных результатов. У работника, в свою очередь, есть мотивация в наивысших показателях.

Выбор KPI – ответственный шаг

Многие компании готовы использовать программные решения KPI, но их останавливают определенные факторы:

• Не знают, как определить показатели и разработать систему KPI.
• Фирма не готова тратить большие деньги на разработку персонального программного решения.
• Требуется обучение сотрудников работе с новой программой.
• IT отдел не способен обеспечить функционирование системы.

Это действительно может стать препятствием для внедрения KPI-системы. Выход из такой ситуации простой – можно использовать готовый сервис с возможностями:

• быстрого старта;
• адаптации программного решения под требования бизнеса;
• использования системы людьми без навыков программирования.

Представляем Вам решение Waytobi. Данный сервис:

• не требует больших затрат на обслуживание;
• не предполагает специального обучения персонала;
• отличается простым и понятным интерфейсом;
• разработка системы с настройками под конкретные потребности заказчика.

Узнать больше об автоматизированной системе KPI от Waytobi вы можете, связавшись с нашими проектными менеджерами. Будет рады ответить на ваши вопросы.