Що таке система KPI, як її використовувати в процесах бізнесу

KPI - це числовий індикатор діяльності якогось об'єднання (відділу, філії) або одного працівника, що дозволяє компанії оцінювати ефективність участі співробітника / команди в роботі всієї фірми для досягнення стратегічних цілей. Простіше кажучи, KPI - це коефіцієнт реальних результатів, що відображається в цифрах.

З англійської мови Key Performance Indicator дослівно потрібно переводити як «ключовий показник ефективності». Переклад не зовсім коректний, тому що ефективність в чистому вигляді показує пропорцію вкладених ресурсів і результату. У свою чергу KPI дозволяє вимірювати різні показники. Тому правильніше буде цей числовий коефіцієнт визначати як «Ключовий показник діяльності».

Автоматизовані системи KPI бізнес процесів реалізуються у вигляді програмного рішення. Їх можна застосовувати в будь-яких галузях на будь-якому з етапів розвитку підприємства. Програма автоматизує управління діяльністю і працівниками, так як включає такі елементи як:

• постановка цілей;
• розподіл завдань;
• оцінка відповідності протоколу виконання;
• розрахунок заробітної плати або винагороди.

Система показників KPI допомагає управлінцю або власнику контролювати роботу персоналу, оцінювати ефективність кожного працівника і виплачувати заробітну плату не в рамках фіксованого окладу, а за реальним результату.

Важливо, що для використання програмного рішення зовсім не обов'язково встановлювати ПО на комп'ютери компанії, тому виключається ризик конфліктів, несумісності «заліза». Досить підключити комп'ютер до інтернету. Моніторинг ведеться в режимі реального часу через віддалений сервер за допомогою браузера. Також можливе використання програмного рішення через мобільний додаток.

Порівняння KPI і BSC

Часто малознаючі користувачі порівнюють KPI зі збалансованою системою показників Balanced Scorecard. Але це не так. Коефіцієнт KPI опосередковано пов'язаний з BSC. Але лише побічно. У Balanced Scorecard відображаються цілі. А ключові параметри KPI відображають в цифровому вигляді дані про досягнення цілей.

Цікавий факт: На практиці KPI - що це? Відгуки про використання автоматизованої системи КВП підтверджують, що, використовуючи цей інструмент, керівник документально, а не інтуїтивно визначає, яка роль конкретного співробітника, підрозділу в досягненні стратегічної мети. ТОП-менеджмент і керівники відділів, які отримують в руки такий інструмент, по-справжньому керують персоналом, а не виконують за них всю роботу. А рядові співробітники на підприємствах з відрядною оплатою праці в будь-який момент часу бачать, скільки вже заробили, скільки потрібно зробити, щоб виконати план і вийти на максимально можливий рівень винагороди. З'являється прозора система матеріального заохочення. Чи не постають питання, який співробітник повинен бути премійовано, так як зарплата розраховується за результатом. Діяльність колективу переорієнтується з виконання процесів на досягнення результату.

Які показники можуть відображатися за допомогою KPI?

Що таке KPI зрозуміло. А які бувають показники? Це коефіцієнти:

• результату: обсяги продукції, наданих послуг, проданого товару;
• вкладень: обсяги ресурсів, витрачених конкретним співробітником або відділом;
• функціонування: цей індикатор допомагає визначити відповідність процесу стандарту, протоколу;
• Ви можете відстежувати пропорційність результату і часу, яке пішло на його отримання;
• відстежуйте пропорцію результату до витрачених ресурсів.

Під час налаштування програмного рішення для конкретного бізнесу важливо дотримуватися умов:

• Набір індикаторів містить тільки важливі показники.
• Всі параметри можуть бути виміряні в цифрах.

KPI на практиці

Щоб Ви зрозуміли, як розрахувати KPI, розглянемо на прикладі розрахунок числових показників складу інтернет магазину. У цьому випадку важливо ідентифікувати основні показники, за якими буде здійснюватися контроль.

Результат «Руху складу інтернет магазину»

Ідентифікуються товари, які потрібно поставляти згідно з планом поставок. У програму будуть вводитися дані про співробітників складу, умов їх роботи. Також враховуються рекомендації по складському руху, правила обробки заявок, плани відвантаження замовлень через транспортну компанію. Коли відома мета, до якої компанія прагне, можна оцінювати її в цифровому вигляді за допомогою формул чи інших способів. Для наочності демонструємо можливі ключові показники діяльності:

• Число заявок на відвантаження оплаченого товару - KPI-1.
• Відсоток замовлень, відвантажених вчасно - KPI-2. Коефіцієнт дорівнює KPI-1 / Z * 100%. У цій формулі Z буде означати загальне число заявок на відправку товарів.
• Відсоток товарів відповідної якості, відправленого покупцям - KPI-3. Показник розраховується А / В * 100%. У розшифровці формули «А» означає число товарів, відправлених покупцям вчасно. А «В» означає загальний обсяг замовлень, відпрацьованих складом.

Також можна сформувати показник витрат:

• KPI-4 - транспортні витрати на відправку замовлень.

Програмне рішення дозволяє формувати показник супутніх витрат:

• KPI-5 - витрати на оплату роботи персоналу, витрати на пакувальну лінію.

Якщо Вас цікавить дотримання стандартів роботи, можна налаштувати програму на відображення відповідного індикатора:

• KPI-6 - число випадків несвоєчасної подачі звітності в фінансовий відділ.

Результат: «Робота складу»

Що таке KPI співробітників? Якщо для власника або керівника важливо розрахувати ефективність, аналізується результат і витрачений на його досягнення час. Візьмемо за коефіцієнт продуктивності середнє число заявок, яке склад обробив за тиждень. Тоді:

• KPI-7 = С/r. У цій формулі «C» означає число замовлень за місяць, а «r» визначає число робочих днів у місяці.

Так можуть розраховуватися будь-які показники, які важливі для бізнесу. Як приклад - оцінка ефективності проектів, відділів.

Як використовувати числовий показник діяльності у відділі планування?

Розглянемо використання програмного забезпечення у відділі планування та контролю. Так як KPI бізнесу вимірює співвідношення результату і витрат, то інструмент можна використовувати при плануванні і контролі. Показниками планування на тому ж складі можуть виступати відсоток виконання замовлень і відсоток замовлень, вчасно відправлених покупцям. Коли звітний період завершено, вимірюються фактичні значення. Якщо різниця між планом і фактом серйозно різниться, проводиться аналіз причин, що призвели до розбіжностей. Це дозволяє скласти план коригувальних механізмів.

Переваги використання автоматизованих рішень для системи KPI

Короткострокова і довгострокова стратегія компанії будується на аналізі діяльності і результатів. Коли складання планів виконується інтуїтивно, без розуміння фактичних показників і у відриві від фактичної діяльності, досягнення стратегічних цілей може не відбутися. Плани організації будуть змінюватися, стратегія розвитку трансформуватися довільно.

Якщо використовується система KPI проекту, уникнути таких наслідків нескладно, так як використовувані показники не придумані. Вони відображають реальні процеси, які визначають всю діяльність компанії.

Важливо, що аналіз KPI показників стає ефективним елементом мотивації персоналу. Обумовлено це тим, що реєструються планові і фактичні значення діяльності співробітників. Аналіз даних дозволяє керівнику зрозуміти, за що заохотити працівника, як його мотивувати. А персонал, в свою чергу, розуміє, яку оплату праці отримає, як вибудувати діяльність, щоб виконати план, за що очікувати зменшення розміру винагороди.

Наприклад:

• керівник складу може бути матеріально заохочений за виконання KPI показників (відвантаження замовлень покупцям) і при оптимальному співвідношенні результату до витраченого часу;
• він же може бути позбавлений премії при невиконанні складом показників діяльності - при зриви термінів відвантаження.

Тобто KPI співробітника дозволяє компанії визначати досягнення їм потрібних результатів. У працівника, в свою чергу, є мотивація в найвищих показниках.

Вибір KPI - відповідальний крок

Багато компаній готові використовувати програмні рішення KPI, але їх зупиняють певні фактори:

• Не знають, як визначити показники і розробити систему KPI.
• Фірма не готова витрачати великі гроші на розробку персонального програмного рішення.
• Потрібно навчання співробітників роботі з новою програмою.
• IT відділ не здатний забезпечити функціонування системи.

Це дійсно може стати перешкодою для впровадження KPI-системи. Вихід з такої ситуації простий - можна використовувати готовий сервіс з можливостями:

• швидкого старту;
• адаптації програмного рішення під вимоги бізнесу;
• використання системи людьми без навичок програмування.

Представляємо Вам рішення Waytobi. Даний сервіс:

• не вимагає великих витрат на обслуговування;
• не потребує спеціального навчання персоналу;
• відрізняється простим і зрозумілим інтерфейсом;
• розробка системи з налаштуваннями під конкретні потреби замовника.

Дізнатися більше про автоматизовану систему KPI від Waytobi ви можете, зв'язавшись з нашими проектними менеджерами. Будемо раді відповісти на ваші запитання.