За эффективностью бизнес-процессов стоит целая наука

Настройка и оптимизация бизнес-процессов в компании - залог успеха ее эффективности. И чтобы достичь максимальных результатов, при построении работы стоит учесть несколько важных нюансов. В первую очередь, речь идет о расстановке приоритетов, которые можно выделить, исходя из ключевых показателей эффективности (KPI).

Продуктивности также поспособствует умение структурировать задачи и распределять их внутри команды. Среди других основополагающих инструментов - анализ проделанных действий и своевременная работа над ошибками. Давайте рассмотрим эти аспекты детальнее.

1. Почему многозадачность может быть не эффективной

   Итак, перед организацией встал вопрос об оптимизации бизнес-процессов. На данном этапе задача руководителя состоит в том, чтобы выделить приоритетные векторы работы, которые нуждаются в настройке и сфокусировать на них внимание команды. Попытка развивать все процессы сразу в режиме многозадачности может привести к потере концентрации на более насущных для компании вопросах. Такой подход также повлияет и на качество работы, так как при нем ресурсы команды будут распределяться неоптимально.

   Чтобы выделить приоритетные задачи и переключить на них фокус, актуализируйте ключевые показатели эффективности по всем текущим проектам. Удобнее всего будет прибегнуть к помощи инфопанелей KPI. Автоматизация расчетов результатов и наглядная демонстрация текущего положения дел играют важную роль при оптимизации работы. Визуализированные метрики на основе ваших данных помогут сформировать понимание того, в каких вопросах процессы отлажены продуктивно, а над какими еще стоит поработать.

2. Разбевайте свои задачи на подзадачи

   При планировании крупных процессов важно понимать, что их детализация даст лучший результат. В менеджменте этот метод называется декомпозицией. Вместо того, чтобы высчитывать KPI всей задачи, можно разбить ее на несколько составных частей и отслеживать показатели эффективности по каждой выделенной подзадаче. Так, возможные ошибки станут приобретать меньшие масштабы. Это значит, что проблемные аспекты можно будет проработать оперативнее, проанализировать и на основе выводов продолжить работу с учетом прошлого опыта.

   Разбиение на этапы также позволит вам увидеть комплексную картину проекта. Вы сможете проследить, с помощью каких маленьких целей была достигнута основная. Деление на подзадачи также наглядно демонстрирует, каким образом распределяются временные ресурсы команды и как впоследствии можно их оптимизировать. Другое бонусное преимущество декомпозиции проектов - возможность использовать составные части заново при реализации будущих комплексных задачах.

3. Искусство делегировать

   Еще один эффективный инструмент для повышения продуктивности - делегирование. Искусство перенаправления полномочий состоит в том, чтобы увеличивать показатели работы, распределяя обязанности должным образом. Объем и сложности делегируемых задач определяются профессиональной иерархией. Таким образом, руководители организовывают не только эффективное исполнение, но также и управление проектом.

   Кроме того, можно делегировать задачи “на вырост”. Они дадут исполнителям возможность обучаться на полученных под их ответственность заданиях и развиваться. Приобретенные навыки наверняка понадобятся им при выполнении будущих проектов. И в следующий раз скорость и качество работы над ними скорее всего станут выше. А для руководителя это будет означать еще и оптимизацию времени и более высокие KPI после реализации похожих задач.

4. Поможет отслеживание и анализ своих действий

   Управление бизнес-процессами включает в себя не только организацию работы команды. Руководитель проекта должен стараться быть в курсе выполнения полномочий всех участников команды. Это позволит организационному лидеру отслеживать, как происходит реализация задач и оперативно реагировать на возникающие на пути сложности.

   Использование инфопанелей KPI рекомендуют использовать и в этих рабочих целях. Структурированная информация по ним поможет упростить процесс трекинга. Тогда участники процесса могут фиксировать свои результаты, а руководство - наблюдать за эффективностью выполнения работы. Мониторинг текущего статуса по задачам даст лидерской команде возможность контролировать все необходимые показатели и возвращаться по результатам к остальным сотрудникам. Наглядные метрики также значительно упрощают процесс обсуждения показателей эффективности. Поэтому с их помощью можно не только мониторить результаты, но и подкреплять реорганизацию задач визуализированными аргументами и оптимизировать время на обсуждение благодаря автоматизации.

5. Внедряйте, общайтесь, меняйте

   Экспериментируйте с форматами построения процессов. Долгие совещания на несколько десятков сотрудников ведут к потере наиболее ценного ресурса для компании - человеко-часов. Любая индустрия развивается быстро. И в этих условиях важно также оперативно уметь принимать решения. В таком темпе ошибки тоже будут происходить быстро. Этот метод называется Fail Fast. Применяя его, важно учесть два основных правила, которые повысят эффективность бизнес-процессов. Первое - не бояться ошибаться. И второе - извлекать из ситуаций уроки.

   Еще один существенный аспект, влияющий на эффективность, - фидбек. Наличие обратной связи помогает выявить векторы развития бизнеса. Запрашивать его важно как у клиентов, так и внутри команды. Фидбек выявляет причины сбоев, повышает мотивацию сотрудников и позволяет им тоже стать участниками корректировки и оптимизации бизнес-процессов. При наличии обратной связи лидерская команда быстрее получит информацию о текущих задачах и сможет удовлетворить интересы всех задействованных сторон, а следовательно и самой компании.

Учитывая все вышеперечисленные нюансы построения бизнес-процессов, повысить их эффективность значительно легче. Главное, помнить о том, что есть актуальные и приоритетные задачи, на которых лучше концентрироваться своевременно. Использовать инструмент инфопанелей KPI, чтобы отслеживать результаты выполнения работы, выявляя слабые и сильные стороны проектов. Под ответственностью руководства также готовность реструктурировать процессы, используя метод декомпозиции и делегируя подзадачи на команду. И конечно же обеспечение всех задействованных сторон обратной связью для коррекции стратегического и бизнес-плана. Своевременная реакция и открытость к изменениям - это прямой путь к высоким KPI показателям.