circle
logomenu
circle

За эффективностью бизнес-процессов стоит целая наука

5 мин чтения
14.09.2020

The science behind productive business processes

Настройка и оптимизация бизнес-процессов в компании - залог успеха ее эффективности. И чтобы достичь максимальных результатов, при построении работы стоит учесть несколько важных нюансов. В первую очередь, речь идет о расстановке приоритетов, которые можно выделить, исходя из ключевых показателей эффективности (KPI).

Продуктивности также поспособствует умение структурировать задачи и распределять их внутри команды. Среди других основополагающих инструментов - анализ проделанных действий и своевременная работа над ошибками. Давайте рассмотрим эти аспекты детальнее.

  1. Почему многозадачность может быть не эффективной

    Итак, перед организацией встал вопрос об оптимизации бизнес-процессов. На данном этапе задача руководителя состоит в том, чтобы выделить приоритетные векторы работы, которые нуждаются в настройке и сфокусировать на них внимание команды. Попытка развивать все процессы сразу в режиме многозадачности может привести к потере концентрации на более насущных для компании вопросах. Такой подход также повлияет и на качество работы, так как при нем ресурсы команды будут распределяться неоптимально.

    Чтобы выделить приоритетные задачи и переключить на них фокус, актуализируйте ключевые показатели эффективности по всем текущим проектам. Удобнее всего будет прибегнуть к помощи инфопанелей KPI. Автоматизация расчетов результатов и наглядная демонстрация текущего положения дел играют важную роль при оптимизации работы. Визуализированные метрики на основе ваших данных помогут сформировать понимание того, в каких вопросах процессы отлажены продуктивно, а над какими еще стоит поработать.

  2. Разбевайте свои задачи на подзадачи

    При планировании крупных процессов важно понимать, что их детализация даст лучший результат. В менеджменте этот метод называется декомпозицией. Вместо того, чтобы высчитывать KPI всей задачи, можно разбить ее на несколько составных частей и отслеживать показатели эффективности по каждой выделенной подзадаче. Так, возможные ошибки станут приобретать меньшие масштабы. Это значит, что проблемные аспекты можно будет проработать оперативнее, проанализировать и на основе выводов продолжить работу с учетом прошлого опыта.

    Разбиение на этапы также позволит вам увидеть комплексную картину проекта. Вы сможете проследить, с помощью каких маленьких целей была достигнута основная. Деление на подзадачи также наглядно демонстрирует, каким образом распределяются временные ресурсы команды и как впоследствии можно их оптимизировать. Другое бонусное преимущество декомпозиции проектов - возможность использовать составные части заново при реализации будущих комплексных задачах.

  3. Искусство делегировать

    Еще один эффективный инструмент для повышения продуктивности - делегирование. Искусство перенаправления полномочий состоит в том, чтобы увеличивать показатели работы, распределяя обязанности должным образом. Объем и сложности делегируемых задач определяются профессиональной иерархией. Таким образом, руководители организовывают не только эффективное исполнение, но также и управление проектом.

    Кроме того, можно делегировать задачи “на вырост”. Они дадут исполнителям возможность обучаться на полученных под их ответственность заданиях и развиваться. Приобретенные навыки наверняка понадобятся им при выполнении будущих проектов. И в следующий раз скорость и качество работы над ними скорее всего станут выше. А для руководителя это будет означать еще и оптимизацию времени и более высокие KPI после реализации похожих задач.

  4. Поможет отслеживание и анализ своих действий

    Управление бизнес-процессами включает в себя не только организацию работы команды. Руководитель проекта должен стараться быть в курсе выполнения полномочий всех участников команды. Это позволит организационному лидеру отслеживать, как происходит реализация задач и оперативно реагировать на возникающие на пути сложности.

    Использование инфопанелей KPI рекомендуют использовать и в этих рабочих целях. Структурированная информация по ним поможет упростить процесс трекинга. Тогда участники процесса могут фиксировать свои результаты, а руководство - наблюдать за эффективностью выполнения работы. Мониторинг текущего статуса по задачам даст лидерской команде возможность контролировать все необходимые показатели и возвращаться по результатам к остальным сотрудникам. Наглядные метрики также значительно упрощают процесс обсуждения показателей эффективности. Поэтому с их помощью можно не только мониторить результаты, но и подкреплять реорганизацию задач визуализированными аргументами и оптимизировать время на обсуждение благодаря автоматизации.

  5. Внедряйте, общайтесь, меняйте

    Экспериментируйте с форматами построения процессов. Долгие совещания на несколько десятков сотрудников ведут к потере наиболее ценного ресурса для компании - человеко-часов. Любая индустрия развивается быстро. И в этих условиях важно также оперативно уметь принимать решения. В таком темпе ошибки тоже будут происходить быстро. Этот метод называется Fail Fast. Применяя его, важно учесть два основных правила, которые повысят эффективность бизнес-процессов. Первое - не бояться ошибаться. И второе - извлекать из ситуаций уроки.

    Еще один существенный аспект, влияющий на эффективность, - фидбек. Наличие обратной связи помогает выявить векторы развития бизнеса. Запрашивать его важно как у клиентов, так и внутри команды. Фидбек выявляет причины сбоев, повышает мотивацию сотрудников и позволяет им тоже стать участниками корректировки и оптимизации бизнес-процессов. При наличии обратной связи лидерская команда быстрее получит информацию о текущих задачах и сможет удовлетворить интересы всех задействованных сторон, а следовательно и самой компании.

Учитывая все вышеперечисленные нюансы построения бизнес-процессов, повысить их эффективность значительно легче. Главное, помнить о том, что есть актуальные и приоритетные задачи, на которых лучше концентрироваться своевременно. Использовать инструмент инфопанелей KPI, чтобы отслеживать результаты выполнения работы, выявляя слабые и сильные стороны проектов. Под ответственностью руководства также готовность реструктурировать процессы, используя метод декомпозиции и делегируя подзадачи на команду. И конечно же обеспечение всех задействованных сторон обратной связью для коррекции стратегического и бизнес-плана. Своевременная реакция и открытость к изменениям - это прямой путь к высоким KPI показателям.

Оцените статью:
( 0 из 5 на основе 0 оценок)
Ко всем статьям
Понравилась статья? Поделитесь
Комментарии (0)

Больше статей
Добрый день! Мы рады приветствовать Вас в блоге Waytobi!

Добрый день! Мы рады приветствовать Вас в блоге Waytobi!

Александр Федоренко

Июн 12, 2020

Топ-7 важных KPI-показателей при организации грузоперевозок

Топ-7 важных KPI-показателей при организации грузоперевозок

Александр Федоренко

Сен 6, 2020

Как выбрать KPI показатели, которые действительно важны для вашего бизнеса

Как выбрать KPI показатели, которые действительно важны для вашего бизнеса

Александр Федоренко

Июл 24, 2020