circle
logomenu
circle

За ефективністю бізнес-процесів стоїть ціла наука

5 хв читання
14.09.2020

The science behind productive business processes

Налагодження та оптимізація бізнес-процесів в компанії - запорука успіху її ефективності. І щоб досягти максимальних результатів, при побудові роботи варто врахувати кілька важливих нюансів. В першу чергу, мова йде про розстановку пріоритетів, які можна виділити, виходячи з ключових показників ефективності (KPI). Продуктивності також посприяє вміння структурувати завдання і розподіляти їх всередині команди. Серед інших основоположних інструментів - аналіз виконаних дій і своєчасна робота над помилками. Давайте розглянемо ці аспекти детальніше.

  1. Чому багатозадачність може бути не ефективною

    Отже, перед організацією постало питання про оптимізацію бізнес-процесів. На даному етапі завдання керівника полягає в тому, щоб виділити пріоритетні вектори роботи, які потребують налаштування і сфокусувати на них увагу команди. Спроба розвивати всі процеси відразу в режимі багатозадачності може привести до втрати концентрації на більш нагальних для компанії питаннях. Такий підхід також вплине і на якість роботи, так як при ньому ресурси команди будуть розподілятися неоптимально. Щоб виділити пріоритетні завдання і перемкнути на них фокус, актуалізується ключові показники ефективності по всіх поточних проектам. Зручніше за все буде вдатися до допомоги інфопанелі KPI. Автоматизація розрахунків результатів і наочна демонстрація поточного стану справ відіграють важливу роль при оптимізації роботи. Візуалізовані метрики на основі ваших даних допоможуть сформувати розуміння того, в яких питаннях процеси налагоджені продуктивно, а над якими ще варто попрацювати.

  2. Розбивайте свої завдання на підзадачі

    При плануванні великих процесів важливо розуміти, що їх деталізація дасть кращий результат. У менеджменті цей метод називається декомпозицією. Замість того, щоб вираховувати KPI всій завдання, можна розбити її на кілька складових частин і відслідковувати показники ефективності по кожній виділеній подзадаче. так, можливі помилки стануть купувати менші масштаби. Це означає, що проблемні аспекти можна буде опрацювати оперативніше, проаналізувати і на основі висновків продовжити роботу з урахуванням минулого досвіду. Розбиття на етапи також дозволить вам побачити комплексну картину проекту. Ви зможете простежити, за допомогою яких маленьких цілей було досягнуто основної. Розподіл на підзадачі також наочно демонструє, яким чином розподіляються тимчасові ресурси команди і як згодом можна їх оптимізувати. Інше бонусне перевага декомпозиції проектів – можливість використовувати складові частини заново при реалізації майбутніх комплексних завданнях.

  3. Мистецтво делегувати

    Ще один ефективний інструмент для підвищення продуктивності - делегування. Мистецтво перенаправлення повноважень полягає в тому, щоб збільшувати показники роботи, розподіляючи обов'язки належним чином. Обсяг і складності делегованих завдань визначаються професійної ієрархією. Таким чином, керівники організовують не тільки ефективне виконання, але також і управління проектом. Крім того, можна делегувати завдання "на виріст". вони дадуть виконавцям можливість навчатися на отриманих під їх відповідальність завданнях і розвиватися. набуті навички напевно знадобляться їм при виконанні майбутніх проектів. І наступного разу швидкість і якість роботи над ними швидше за все стануть вище. А для керівника це буде означати ще й оптимізацію часу і більш високі KPI після реалізації схожих завдань.

  4. Чи допоможе відстеження та аналіз своїх дій

    Управління бізнес-процесами включає в себе не тільки організацію роботи команди. Керівник проекту повинен намагатися бути в курсі виконання повноважень всіх учасників команди. Це дозволить організаційному лідеру відстежувати, як відбувається реалізація задач і оперативно реагувати на виникаючі на шляху складності. Використання інфопанелі KPI рекомендують використовувати і в цих робочих цілях. Структурована інформація по ним допоможе спростити процес трекінгу. Тоді учасники процесу можуть фіксувати свої результати, а керівництво - спостерігати за ефективністю виконання роботи. Моніторинг поточного статусу по завданням дасть лідерської команди можливість контролювати всі необхідні показники і повертатися за результатами до решти співробітникам. Наочні метрики також значно спрощують процес обговорення показників ефективності. Тому з їх допомогою можна не тільки моніторити результати, а й підкріплювати реорганізацію задач візуалізованими аргументами і оптимізувати час на обговорення завдяки автоматизації.

  5. Впроваджуйте, спілкуйтеся, міняйте

    Експериментуйте з форматами побудови процесів. Довгі наради на кілька десятків співробітників ведуть до втрати найбільш цінного ресурсу для компанії - людино-годин. Будь-яка індустрія розвивається швидко. І в цих умовах важливо також оперативно вміти приймати рішення. В такому темпі помилки теж будуть відбуватися швидко. Цей метод називається Fail Fast. Застосовуючи його, важливо врахувати два основних правила, які підвищать ефективність бізнес-процесів. Перше - не боятися помилятися. І друге - витягувати з ситуацій уроки.

    Ще один істотний аспект, що впливає на ефективність, - фідбек. Наявність зворотного зв'язку допомагає виявити вектори розвитку бізнесу. Запитувати його важливо як у клієнтів, так і всередині команди. фідбек виявляє причини збоїв, підвищує мотивацію співробітників і дозволяє їм теж стати учасниками коригування та оптимізації бізнес-процесів. При наявності зворотного зв'язку лідерська команда швидше отримає інформацію про поточні завдання і зможе задовольнити інтереси всіх задіяних сторін, а отже і самої компанії.

    З огляду на всі перераховані вище нюанси побудови бізнес-процесів, підвищити їх ефективність значно легше. Головне, пам'ятати про те, що є актуальні і пріоритетні завдання, на яких краще концентруватися своєчасно.Використовувати інструмент інфопанелі KPI, щоб відстежувати результати виконання роботи, виявляючи слабкі і сильні сторони проектів. Під відповідальністю керівництва також готовність реструктурувати процеси, використовуючи метод декомпозиції і делегуючи підзадачі на команду. І звичайно ж забезпечення всіх задіяних сторін зворотним зв'язком для корекції стратегічного і бізнес-плану. Своєчасна реакція і відкритість до змін - це прямий шлях до високим KPI показниками.

Оцініть статтю:
( 0 з 5 на основi 0 оцінок)
До всіх статей
Сподобалася стаття? Поділіться
Коментарі (0)

Більше статей
Як вибрати KPI показники, які дійсно важливі для вашого бізнесу

Як вибрати KPI показники, які дійсно важливі для вашого бізнесу

Александр Федоренко

Лип 24, 2020

Доброго дня! Ми раді вітати Вас в блозі Waytobi!

Доброго дня! Ми раді вітати Вас в блозі Waytobi!

Александр Федоренко

Черв 12, 2020

Що таке система KPI, як її використовувати в процесах бізнесу

Що таке система KPI, як її використовувати в процесах бізнесу

Александр Федоренко

Черв 13, 2020